Dalam dunia bisnis di era digital saat ini, pengelolaan pesanan yang efisien menjadi kunci utama untuk menjaga kepuasan pelanggan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Salah satu teknologi yang dirancang khusus untuk menjawab tantangan ini adalah Order Management System (OMS).
OMS adalah sistem perangkat lunak yang dihadirkan untuk mengelola, melacak, dan memproses pesanan dari awal hingga akhir.
Dengan menggunakan OMS, perusahaan dapat mengelola inventaris, memantau pesanan pelanggan, dan memastikan bahwa setiap transaksi berjalan dengan lancar.
Apa Itu Order Management System?
Sebelum membahas lebih lanjut, penting untuk memahami apa sebenarnya yang dimaksud dengan Order Management System.
OMS adalah platform digital yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengelola alur pesanan dari saat pesanan diterima hingga barang dikirim ke pelanggan.
Proses ini mencakup berbagai tahapan, seperti pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, pengelolaan gudang, hingga pengiriman barang.
Dengan adanya OMS, semua aktivitas ini dapat dipantau dan dikoordinasikan dalam satu sistem terintegrasi, sehingga meminimalisir risiko kesalahan dan keterlambatan.
OMS tidak hanya membantu melacak pesanan, tetapi juga memberikan visibilitas penuh terhadap status pesanan, ketersediaan produk, serta interaksi pelanggan.
Dengan demikian, OMS menjadi alat penting bagi perusahaan yang ingin memberikan pengalaman pelanggan yang optimal.
Manfaat Order Management System Bagi Bisnis
Implementasi OMS dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan.
Setiap bisnis yang berfokus pada penjualan produk, baik secara offline maupun online, memerlukan sistem pengelolaan pesanan yang andal.
Oleh karena itu, penggunaan OMS dapat menjadi solusi untuk mengatasi berbagai tantangan operasional.
Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penerapan sistem ini:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
OMS dirancang untuk menyederhanakan alur kerja dalam mengelola pesanan.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memproses pesanan lebih cepat, mengurangi risiko kesalahan manual, dan meningkatkan akurasi data.
Hal ini membantu meningkatkan produktivitas tim operasional, sehingga mereka dapat fokus pada strategi bisnis yang lebih penting.
Baca Juga: Warehouse Logistik: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Kegunaan
2. Visibilitas dan Kontrol yang Lebih Baik
Dalam pengelolaan pesanan manual, sering kali terjadi ketidakjelasan dalam status pesanan, terutama jika perusahaan memiliki beberapa gudang atau kanal penjualan.
OMS memberikan visibilitas penuh terhadap inventaris dan status pesanan secara real-time, memungkinkan manajer untuk mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.
3. Pengelolaan Inventaris yang Optimal
Salah satu tantangan terbesar dalam bisnis adalah mengelola ketersediaan produk.
Dengan OMS, perusahaan dapat memantau inventaris secara akurat dan memastikan bahwa stok selalu tersedia sesuai dengan permintaan.
Selain itu, sistem ini juga dapat memberikan notifikasi jika persediaan mulai menipis, sehingga mencegah terjadinya kehabisan stok.
4. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Pengalaman pelanggan yang baik dimulai dari proses pemesanan yang mudah dan pengiriman yang tepat waktu.
OMS memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai saluran penjualan, sehingga pesanan dapat diproses lebih cepat.
Selain itu, pelanggan dapat memantau status pesanan mereka secara real-time, memberikan transparansi yang lebih tinggi.
Bagaimana Order Management System Bekerja?
Untuk memahami cara kerja Order Management System, penting untuk mengetahui alur dasar dari penerimaan hingga pengiriman pesanan.
OMS biasanya terdiri dari beberapa modul yang bekerja secara terintegrasi.
Proses dimulai ketika pesanan diterima dari kanal penjualan (baik itu e-commerce, toko fisik, atau platform marketplace).
Setelah pesanan diterima, sistem akan mengecek ketersediaan stok dan memvalidasi pesanan.
Setelah pesanan dikonfirmasi, OMS akan mengirimkan permintaan pengambilan barang ke gudang yang relevan.
Barang yang dipesan kemudian dikemas dan disiapkan untuk pengiriman.
Pada tahap ini, OMS akan berkoordinasi dengan sistem logistik untuk menentukan metode pengiriman yang optimal.
Setelah barang dikirim, sistem akan memberikan pembaruan status kepada pelanggan hingga pesanan tiba dengan aman.
Tantangan dalam Mengimplementasikan Order Management System
Meskipun OMS menawarkan berbagai keuntungan, implementasinya tidak selalu berjalan mulus.
Terdapat beberapa tantangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan.
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga pemilihan dan integrasi OMS yang tepat sangat penting untuk memastikan kesuksesan sistem ini.
Berikut beberapa tantangan yang mungkin dihadapi:
Pertama, Integrasi dengan Sistem yang Ada
Sebelum menerapkan OMS, perusahaan harus memastikan bahwa sistem tersebut dapat berintegrasi dengan perangkat lunak lain, seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau CRM (Customer Relationship Management).
Proses integrasi yang kurang optimal dapat menyebabkan data tidak sinkron, yang pada akhirnya mempengaruhi operasional bisnis.
Kedua, Biaya Implementasi
Meskipun OMS dapat memberikan efisiensi jangka panjang, biaya awal untuk mengimplementasikan sistem ini bisa cukup tinggi.
Perusahaan perlu mempertimbangkan anggaran yang ada, serta mengevaluasi apakah investasi ini sebanding dengan manfaat yang akan didapatkan.
Ketiga, Pelatihan Karyawan
Penggunaan OMS yang baru mungkin memerlukan pelatihan bagi karyawan.
Perusahaan harus memastikan bahwa tim yang akan menggunakan OMS dapat beradaptasi dengan sistem baru ini.
Pelatihan yang kurang memadai dapat menghambat efektivitas OMS dan menyebabkan resistensi di kalangan karyawan.
Baca Juga: Manajemen Logistik: Pengertian, Fungsi, Kaitan Dalam Bisnis
Memilih Order Management System yang Tepat
Memilih OMS yang tepat adalah langkah penting bagi perusahaan untuk mencapai hasil optimal.
Setiap bisnis harus mengevaluasi fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem, serta memastikan bahwa OMS tersebut sesuai dengan kebutuhan operasional.
Berikut adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
• Kemampuan Integrasi
Pastikan OMS yang dipilih dapat berintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan, seperti ERP dan platform e-commerce.
Hal ini akan memastikan alur kerja yang lebih lancar dan mengurangi risiko data tidak sinkron.
• Skalabilitas
Pilihlah OMS yang dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis.
Sebuah sistem yang skalabel akan lebih fleksibel dalam menyesuaikan kebutuhan, baik dari segi jumlah pesanan yang dikelola maupun penambahan saluran penjualan baru.
• Kemudahan Penggunaan
OMS yang baik harus memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan.
Ini akan mempermudah tim operasional dalam menjalankan tugas mereka, serta mengurangi waktu pelatihan yang diperlukan.
Kesimpulan
Order Management System adalah solusi modern yang sangat diperlukan untuk mengelola pesanan secara efisien dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Dengan menggunakan OMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalisir kesalahan, dan memastikan bahwa setiap pesanan diproses dengan cepat dan akurat.
Meskipun implementasinya mungkin menghadapi beberapa tantangan, pemilihan OMS yang tepat dapat membawa perubahan besar dalam operasional bisnis dan kepuasan pelanggan.
Oleh karena itu, memahami dan mengimplementasikan OMS dengan baik akan menjadi investasi penting bagi perkembangan bisnis di masa depan.
Pastikan kebutuhan penyimpanan barang Anda terpenuhi dengan memilih Mitralogistics sebagai mitra penyedia layanan warehouse.
Hubungi Mitralogistics untuk mendiskusikan kebutuhan warehouse Anda dan dapatkan penawaran harga murah melalui tombol di bawah ini.
Cut Ayu Agustina
Maidar Ferianto
Fitria Lestari
Laila Rahma
Nindi Melinda Sari
Penulis memulai aktivitas kuli kata dengan aktif mengirim tulisan ke Harian Analisa Medan untuk rubrik Opini dan Mimbar Islam sedari 2012. Perkenalan dengan SEO dimulai sejak bergabung dengan portal berita online Mengerti.id pada Januari 2023. Saat ini berkhidmat untuk Mitralogistics sebagai SEO Content Writer.
